Anatomi Sebuah SOP

anatomi sop

SOP (Standard Operating Procedure) adalah pedoman yang harus diikuti oleh stakeholder suatu perusahaan. Di dalamnya memuat instruksi detil untuk setiap kegiatan yang dilakukan oleh karyawan atau manajemen suatu perusahaan. Bahkan tidak jarang mencakup instruksi kepada pihak ketiga yang bermitra.

Membuat SOP gampang-gampang susah. Gampang, karena kita tinggal membuat proses flow dari suatu proses bisnis, kemudian mendetilkan setiap kegiatan/aktifitas yang muncul dalam proses flow tersebut. Kalau diperlukan kita bisa tambahkan lebih detil lagi dari suatu aktifitas misalnya dengan menambahkan petunjuk teknis misalnya user manual dari suatu aplikasi lengkap dengan screenshot (panduannya).

Akan menjadi susah apabila kita berfikir SOP adalah suatu dokumen hidup. Proses flow bisa saja berubah, misalnya untuk meningkatkan efisiensi atau karena tuntutan regulator. Regulator juga sering mengeluarkan yang mempengaruhi proses bisnis perusahaan. Atau bisa saja perubahan tersebut datang dari pengembang aplikasi karena berubahnya aplikasi.

Ketika SOP harus berubah, di sinilah awal problem yang harus dihadapi oleh pembuat SOP. Bagaimana membuat SOP yang lengkap, konsisten  dan mudah dilaksanakan tetapi juga traceable dan modifiable. Silakan baca artikel ini Karakter SOP yang baik

Untuk mencapai keempat karakteristik SOP yang baik di atas, kita perlu melihat anatomi suatu SOP (kita breakdown SOP tersebut) seperti pada gambar di atas. Kemudian membuat setiap elemen dari SOP menjadi suatu Configuration Item (CI). Dengan menjadikannya CI, maka setiap elemen SOP menjadi traceable dan modieable, karena semuanya memiliki ID yang jelas beserta version controlnya.

Pada gambar di atas ditampilkan 2 jenis dokumen, yaitu MEMO perusahaan dan SOP. Sebetulnya, sebuah Memo hanyalah surat pengantar untuk SOP dan elemen lainnya.  Dalam contoh diagram di atas, suatu Memo bisa menjelaskan perubahan suatu SOP, business rule (ketentuan umum) atau bahkan spesifik process flow. Dan sebetulnya, kalau elemen seperti activity sudah menjadi CI, maka bisa juga langsung dirujuk di dalam Memo tersebut.

Langkah kedua, setelah kita berhasil membreakdown SOP menjadi elemen yang traceble dan modifiable adalah perlunya tools untuk mengelola ini. Tanpa tools yang memadai mengelola SOP dengan breakdown di atas akan menjadi sangat sulit. Dan untungnya tooks seperti Visual Paradigm ini memiliki kemamouan untuk mengelola dengan cara di atas.

Tags: