Pool, lane dan unit organisasi dalam BPMN

Pertanyaan yang kadang muncul dalam pembuatan diagram BPMN adalah, apakah Pool dan Lane harus sesuai dengan unit organisasi? Jawabannya, bisa, tetapi tidak harus.

Dalam beberapa kasus pembuat diagram BPMN berusaha memasukan unit organisasi menjadi pool/lane. Tentu saja hal itu bisa saja, tetapi ada masalah kalau suatu peran dilakukan oleh banyak unit organisasi, maka nama lane jadi harus panjang seperti contoh di bawah.

Sebagai contoh di suatu sekolah yang memiliki website ada suatu lane 'Author', yaitu pihak yang menulis berita di sekolah. Author ini bisa saja bagian Tata Usaha maupun Guru. Kita tidak perlu membuat lane tata usaha/guru cukup tuliskan author. Namun kita perlu jelaskan di lane author ini mapping terhadap unit organisasi. Dalam hal ini author terkait dengan unit organisasi tata usaha dan guru.

Contoh lain, misalnya dalam proses pengembangan aplikasi pihak pengguna (user) bisa dari berbagai divisi misalnya tata usaha/manajemen/komite sekolah membuat lane seperti ini selain tidak cantik juga memiliki potensi berubah kalau salah satu dari unit organisasi tersebut berubah. Akan lebih baik kalau lane tersebut cukup ditulis user representatif, misalnya. Kemudian dijelakan siapa saja yang dimaksud user rep tersebut

Jadi sebaiknya kita stick kepada definisi peran dalam menuliskan lane/pool bukan unit organisasi. Kalau suatu unit organisasi sudah dibuat sesuai perannya, itu lebih baik. Misalnya dalam suatu bank ada unit Teller yang berperan sebagai teller dan Customer Service sebagai Customer Service. Tetapi dalam BPMN, peran adalah peran, unit organisasi adalah unit orgaisasi. Keduanya dihubungkan dalam bentuk mapping.

Kentungan kita membuat peran yang generik adalah diagram kita tidak perlu diubah ketika unit organisasi berubah.